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山形情報ガイド・んだ!ブログ

2010年03月08日

カレンダー

風呂にも入って梅酒を飲んだので、後は寝るだけなのですが、こうしてパソコンの前に座るのは、家族がもう寝てしまったからなのです。中年の私は虚しく明日の予定を見直しつつキーボードとふれあいます。
さっきまで仕事というか、パソコンでカレンダーの作り方を教えてくれという方がいらっしゃったので、教えてあげてました。結局わたしが作ったのですが、フォーマットはエクセルでした。プリントアウトしてファックスするからA4で!と言われ、そのためだけに印刷できるように地道に作成していたのです。満足していただいたようで何よりですが、パソコンを使ってカレンダーというと、Webサービスで充分だというイメージがあったので、面食らってしまいました。ファックスしてどうするの?と聞いたら、「予定を書き込んで返信してもらう」だそうです。
私はこの作業でお給料を貰えるなら、時給じゃなくてインセンティブでお願いしますといいたいところです。ということで、そんな意味のない(私は手間賃をもらえましたが、そのカレンダーを必要としている組織にとっては損です)労働はさておき、会社に一台はあるはずのXPのパソコンで出来てしまう、仕事が10倍早くなるカレンダーの使い方を紹介してみます。XPじゃなくてもいいです。


よくわカール


簡単に言うと、印刷しない方向で考えるということです。そしてインターネットにつながっているということが前提になるのですが、情報共有が出来ず、カギのかかったキャビネットでファイルした書類を保管している場合を除き、Webアプリのビジネスライセンスを取得する方法が一番効率的です。誰にも公開したくない情報は、紙でもWebでも同じ扱いなので、情報共有を目的としているなら、印刷する方法は少し考え直した方がいいかと思います。私個人として事業に使用している方法ですので、紙じゃないと読めないカレンダーが欲しい場合は、毎年度末にエクセルファイルを更新してください。
自分以外の誰かに、自分のスケジュールを公開したい場合は、メールでカレンダーがどこにあるかを教えてあげる事が出来ますし、スケジュールが開いているということも相手に伝わります。年間計画でも同様に、タイムスケールを変えて表示することができますので、紙で考えるよりかなりスムーズです。特定の日付だけを公開したくない場合などは、個別にスケジュールの公開レベルを決めることができます。自分以外のスケジュールも共有できるので、調整もリアルタイムで確認することが可能です。地図や写真のリンクを貼ることも簡単です。部下に指示するより的確なスケジュール管理が可能になるのですが、それに慣れるまで違和感はあるかもしれません。今までは、印刷することだけを考えていたわけですので、ややこしさが逆に達成感につながっていたり、ホワイトボードがスケジュールで埋まっていくことでビジネスプランが決まったりという、感覚的なものなのですが、仕事だと、ここが一番肝心です。新しいシステムを取り入れるのが苦手だったとしても、仕事の効率化を考え、同時に経費を圧縮する方法を理解するか、スケジュールを共有するために沢山の紙と通信費と人件費を毎年計上するかは、管理者の判断によりますが、こっそり知っておいても損はしないはずです(笑)
今日のエクセルでカレンダーを作った方にも、メールの効率的な使用方法もありますよと教えてあげました。普通なら、ここで、怪しい情報商材のリンクを貼りたいところですが、もう寝ます。


タグ :カレンダー

Posted by ニッポンのイナカ at 01:48│Comments(0)
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